Что известно руководителю о своей бухгалтерии?
Начнем с того, что бухгалтерский отдел должен быть в каждой организации. Без бухгалтера ни одна компания не сможет полноценно функционировать – уж слишком значительная роль ему предназначена (естественно, бывают исключения, но сейчас мы не об этом).
В любой, даже самой заурядной компании, бухгалтерия функционирует немного изолированно от всей ее части. В большинстве случаев руководитель даже не пытается понять ее сути, спокойно передав дебри бухгалтерского учета в руки главного бухгалтера. И это естественно, поскольку ведение бухгалтерского и налогового учета – наука довольно непростая и специфическая, чтобы понять ее суть потребуется немало времени. Кроме того, необходимо постоянно отслеживать законодательные изменения, которые происходят практически каждый месяц.
В этой связи перед руководством компании возникают проблемы в сфере управления своим бухгалтерским отделом:
Выбор специалиста на должность главного бухгалтера.
В силу того, что многие руководители не знают многих нюансов в сфере ведения бухгалтерского учета, довольно сложно распознать толкового специалиста. И вот, руководствуясь, записями в трудовой книжке или какими-то личными предпочтениями, он выбирает нужного бухгалтера. В итоге начинаются проблемы и несостыковки.
Как же определить, что бухгалтер не справляется со своими обязанностями? Во-первых, когда налоговая проверка начисляет значительную сумму штрафов и пеней. Во-вторых, когда по отношению к Вашей компании непрерывно применяют санкции за не вовремя уплаченные налоги или декларацию. В-третьих, когда бухгалтер по Вашей просьбе найти накладную от поставщика за прошлый год ищет ее «3 года».
Зачастую бывает такое, что проходит несколько лет, когда выявляются ошибки и недочеты в работе бухгалтера. От одной только мысли о том, сколько придется переделывать и восстанавливать, волосы становятся в вертикальное положение. Поэтому, чтобы избежать подобных недоразумений при приеме на работу главного бухгалтера можно воспользоваться услугами стороннего консультанта, который, к примеру, может быть Вашим знакомым бухгалтером. Также в этом вопросе Вам может помочь Ваш бывший главный бухгалтер (конечно, если Вы по-прежнему ему доверяете).
Анализ результатов текущей деятельности бухгалтера.
В порядке минимума бухгалтерский отдел должен предоставлять отчет перед руководством каждую неделю. Очень выгодно в данном случае иметь для себя период уплаты тех или иных налогов. Любые платежные документы обязательно пропускайте через себя, так у Вас будет возможность проконтролировать, возникают ли у бухгалтера опоздания с налоговыми отчислениями.
Руководителю важно знать о своей бухгалтерии абсолютно все. Проводите каждую неделю совещание с главным бухгалтером, требуя от него отчеты о кредиторской и дебиторской задолженности своей фирмы. Это поможет Вам контролировать ситуацию с контрагентами и сформировать представление о работе отдела продаж и отдела снабжения. Зная о перемещении денежных средств с разложением по категориям даст возможность проконтролировать доходы и расходы Вашей фирмы.
Проблема замены специалистов бухгалтерского отдела.
Данная проблема, на первый взгляд, пересекается с первой, но в действительности это не совсем так. Наверное, Вы и сами не раз замечали, что замена руководителя любого отдела всегда влечет за собой перестройку. То вдруг выясняется, что работа шла не по нужной программе (и ее нужно срочно дополнить или переписать), то не хватает для полноценного функционирования рабочих кадров, то, наоборот, нужно уволить неугодных новому руководителю подчиненных. Все это, естественно, влечет за собой финансовые затраты и временное снижение отдачи в работе бухгалтерии.
Какой выход? Работа бухгалтерской службы, в принципе, как и работа всей фирмы, должна быть четко структурирована. Во-первых, это сделает деятельность бухгалтерии более управляемой, а во-вторых, поможет избежать путаницы при смене руководства бухгалтерии.
Стандарты делятся на три уровня: положение о системе бухучета в компании, руководства по ведению бухгалтерии и должностные инструкции.
Самым важным из них является положение «О системе бухучета на предприятии». В этом документе установлены ключевые правила ведения бухгалтерского учета. В нем закреплены:
- краткое описание и основные требования к составлению документации, входящей в систему ведения бухучета;
- главные принципы группировки и классификации объектов, входящих в систему учета;
- ключевые термины и понятия, используемые в документации.
Руководства по ведению бухгалтерии предписывают полный процесс ведения бухучета компании. Их классифицируют на 2 группы:
- документы, отражающие процессы формирования информации о контрагентах
- документы, отражающие организацию ведения бухгалтерского учета. Они раскрывают:
- цели, задачи и функции бухгалтерского отдела;
- орг. структуру бухгалтерии;
- порядок взаимодействия отдельных объектов службы;
- порядок взаимодействия бухгалтерского отдела с другими отделами компании;
- стандарты документирования хоз. операций;
- организацию документооборота, порядок хранения первичной документации и бухгалтерского учёта;
- форма, порядок и периодичность отчёта перед руководством.
Должностная инструкция – документ 3-го уровня, в котором расписаны конкретные процессы в учетной работе бухгалтерского отдела. Должностная инструкция регламентирует деятельность конкретного исполнителя.
Должностные инструкции подразделяются на:
- рабочие инструкции – включают в себя пошаговую последовательность действий для каждого исполнителя (н-р, «Инструкция по расчету амортизационных отчислений», «Инструкция по отражению в учёте поступления и выбытия основных средств» и др.);
- должностные инструкции представителей бухгалтерского отдела.
Располагая набором этой документации и контролируя процесс их выполнения, Ваша компания будет ограждена от некомпетентности сотрудников. Ведь зачастую многие из них, даже будучи профессионалами своего дела, не обладают способностью к самоорганизации. Представив своему персоналу максимально исчерпывающий алгоритм операций, Вы оградите себя и свою компанию от негативных последствий ведения бухгалтерского учета.